كيف تكتب محضر اجتماع

تعني كلمة اجتماع: الجلسة التي يتواجد فيها أكثر من شخص، للتّحاور، وتبادل الآراء حول عدّة مواضيع، تخصّ المُنشأة التي يعملون فيها، ويصدر عن كلّ اجتماع يتمّ عقده مجموعة من القرارات المهمّة التي تتعلّق بواقع ومستقبل الشّركة أو المؤسّسة، ويلتزم الأعضاء المجتمعون بتنفيذها بعد الموافقة عليها من قبلهم، عن طريق التّصويت الذي يكون غالباً باستخدام أسلوب رفع الأيدي، ويقوم بإدارة الاجتماع الشّخص المسؤول عن الشّركة أو المؤسّسة، كالمدير، أو نائبه.

ويتمّ تسجيل أسماء حضور جلسات الاجتماع وكافّة الوقائع التي حدثت فيها على نموذج رسميّ يسمّى محضر اجتماع، ويتمّ الإشراف عليه من قبل أحد الأشخاص المشاركيّن في الاجتماع، وفي العادة يكون نائب رئيس الاجتماع، أو أحد رؤساء الأقسام، وعليه أن يلتزم بتسجيل كافّة ما حدث في الاجتماع وتدوينه بأسلوب دقيق، إذ يتمّ توثيقه وحفظه للرّجوع إليه عندما تقتضي الحاجة لذلك، فمحضر الاجتماع وثيقة قانونيّة ورسميّة، تتمّ بمقتضاها كتابة الأحداث، والقرارات، والتّوصيات التي توصّلت إليها لجنة الاجتماع، ليتطبّق على أرض الواقع.

• استخدام أوراق مناسبة من حيث الحجم، والشّكل، والّلون، لكتابة محضر الاجتماع عليها بسهولة، فمثلاً لا يجوز إعداد محضر الاجتماع على ورق ملوّن، فيجب أن يكون الورق أبيضاً لقراءة محتوياته بسهولة.
• كتابة ترويسة المحضر أعلى الورقة، وهي تشمل اسم المنشأة، وتاريخ ويوم انعقاد الاجتماع، واسم مدير الاجتماع، وسبب انعقاد الاجتماع.
• تسجيل أسماء الحضور والغياب، وأعدادهم، وطبيعة وظائفهم، والأقسام التي يتبعون لها، ومعرفة أسباب غياب الأعضاء عن الاجتماع في حال وجودها.
• تدوين جدول أعمال الاجتماع، أي جميع المقرّرات التي سيتمّ اتّخاذها فيه، وطرحها، ومناقشتها، لإبداء الرّأي فيها، ويتمّ ترتيب المواضيع من الأهمّ إلى الأقلّ أهميّة، وكتابة الشّروحات عنها بعد إتمام نقاشها.
• استخدام الاختصارات في كتابة محضر الاجتماع ليكون المحضر مفهوماً، فلا يطال الشّرح فيه، وليس ضروريّاً أن يكتب كلّ ما ورد في الاجتماع، إذ يجب التّركيز على النّقاط الأساسيّة والمهمّة والمباشرة فقط، والتي تتعلّق بمحاور الاجتماع، والتي توثّق لمواضيع الاجتماع.
• كتابة نتائج الاجتماع التي تمّ التّوصّل إليها من خلال الاجتماع، وأهمّ المحاور التي تمّ تسليط الضّوء عليها، وكيفيّة الإعداد للتّصويت، والمدّة التي استغرقتها المناقشات للوصول إلى القرارات النّهائيّة.
• كتابة خلاصة محضر الاجتماع كخطوة أخيرة في إعداده، والتي تشمل كتابة تاريخ الاجتماع القادم في حال تمّ الاتّفاق على انعقاد اجتماع جديد، وإرفاق المستندات والوثائق التي تمّت إضافتها ومناقشتها خلال جلسة الاجتماع، والتّوقيع على محضر الاجتماع من قبل كاتبه، والشّخص المسؤول عن انعقاد الاجتماع.